Este necesar ca organizatia sa controleze documentele printr-o serie de proceduri ISO 14001 si instructiuni de lucru, astfel incat sa se asigure faptul ca sunt distribuite versiunile curente, corecte, cele vechi fiind eliminate din cadrul sistemului.
Este necesara o procedura de control al documentelor sa fie asigurata de firma de consultanta ISO 14001 care va implementeaza standardul pentru managementul mediului, care asigura aprobarea documentelor inaintea utilizarii lor, alaturi de analiza si actualizarea acestora, atunci cand este cazul.
Procedura de mediu pe care consultantul ISO v-a specificat-o in manual trebuie sa includa si identificarea modificarilor, verificarea disponibilitatii documentelor la punctele de utilizare, verificarea lizibilitatii si capacitatii de identificare a documentelor cat si asigurarea faptului ca versiunile anterioare sunt identificate pentru a se evita utlizarea accidentala.
Se accepta utilizarea documentelor de origine interna in cadrul sistemului de management al mediului, acestea trebuind a fi identificate drept esentiale sistemului iar distributia acestora trebuie sa fie controlata.
