Ghid de implementare ISO 9001: Comunicarea interna, conform recomandarii standardului ISO 9001 pentru managementul calitatii
ISO 9001
Conducerea de varf trebuie sa se asigure ca organizatia adopta o serie de procese comunicationale care permit informarea tuturor membrilor organizatiei asupra eficientei sistemului de management al calitatii ISO 9001/2008.
ISO 9004
Se fac recomandari managementului cu privire la luarea responsabilitatii directe in ceea ce priveste implementarea proceselor de comunicare si includerea de informatii cu privire la o serie de elemente ale sistemului de management al calitatii ISO 9001 si la realizari pentru a incuraja angajatii sa participe la imbunatatirea performantei, la atingerea obiectivelor de calitate si la oferirea de reactii cu privire la sistemul de management al calitatii. Sunt prezentate si o serie de modalitati de comunicare cu angajatii.
Cerinte de documentare ISO 9001
Nu este specificata necesitatea unei documentatii ISO 9001 speciale, desi aceasta reprezinta cea mai eficienta modalitate de a defini si comunica responsabilitatile si sfera decizionala legata de sistemul de management al calitatii. Urmatoarele tipuri de documentatie pot fi utilizate pentru a defini si comunica responsabilitatile: procedurile documentate si inregistrarile.
Intrebari utile pentru auditul intern ISO 9001
• Sunt definite, cunoscute, intelese si utilizate de catre intreg personalul organizatiei responsabilitatile si autoritatile legate de functionarea sistemului de management al calitatii?
• Ce dovezi obiective exista pentru a documenta comunicarea interna (spre exemplu lista documentelor si inregistrarilor distribuite, inregistrari legate de pregatirea profesionala si de revizuirea managementului etc)?
• In cadrul organizatiei se desfasoara discutii cu toti angajatii pentru a comunica procesele din cadrul sistemului de management al calitatii 9001 si gradul lor de eficienta?
Sinteza activitatilor de management legate de comunicarea interna
• Conducerea superioara are responsabilitatea de a pune bazele unor procese si directive astfel incat responsabilitatile si autoritatile legate de sistemul de management al calitatii sa poata fi delegate personalului adecvat din cadrul organizatiei (managementul nu determina in fapt respectivele atributii) si sa fie comunicate astfel incat intregul personal sa stie pe cine sa contacteze pentru aprobari si informatii si caror persoane sa le ofere feedback.
• Managementul trebuie sa comunice politica de calitate, cerintele, obiectivele si realizarile la nivelul intregii organizatii.
• Managementul trebuie sa incurajeze in mod activ reactiile si comunicarea din partea angajatilor organizatiei, ca mijloc de implicare.
• Se prezinta o noua cerinta pentru management, de a defini si implementa un proces de comunicare.
Rezumatul actiunilor legate de comunicarea interna
Conducerea superioara a organizatiei trebuie sa:
1. Puna bazele unor procese comunicationale in cadrul intregii organizatii
2. Deruleze sedinte generale, unde sa se treaca in revista obiectivele de calitate si rezultatele, oferindu-se exemple.
3. Deruleze sedinta pe echipe sau sau grupuri, acestea reprezentand momente oportune pentru a revizui politica din domeniul calitatii.
4. Prezinte buletine de informare la intervale regulate.
5. Prezinte rapoarte specifice.
6. Foloseasca aceste procese pentru a raporta cu privire la eficienta sistemului de management al calitatii ISO 9001.
